NDEASY

Allgemeines

Die NDEASY Schnittstelle dient als Verbindung zwischen dem ERP System Microsoft Business Solutions Navision® und dem Dokumentenarchivierungssystems EASY ARCHIV®. Die NDEASY Schnittstelle ist ein offizielles Add On und belegt den Objektnummernkreis ab 1.009.650.

Anwenderfunktionen

Ausgangsbelege
Standardmäßig werden die Ausgangsbelege Rechung, Lieferschein und Gutschrift automatisiert in das EASY ARCHIV® importiert. Durch Verwendung der NDEASY Funktionen, kann dies auch auf andere Belege erweitert werden. Die Beschlagwortung wird über die NDEASY-Einstellung mit dem EASY Archiv synchronisiert. Suchbegriffe wie Rechnungsnummern, Debitoren und ähnliches werden dabei dem EASY ARCHIV® übergeben. Dazu werden während des Erstellens Einträge in einer Warteschlange abgelegt, um später automatisch abgearbeitet werden zu können. Die Belege können auch mit Volltextsuche durchsucht werden.

Eingangsbelege

Diese müssen mit einer eindeutigen Nummer versehen werden, wobei dies durch ein von Navision generiertes Barcodeetikett oder durch vorgefertigte Rollen mit Etiketten geschehen kann. Bei Belegen wie Eingangsrechung, Eingangsgutschrift oder Eingangslieferschein wird hierzu vor dem Buchen das zusätzliche Feld Barcode mit der entsprechenden Nummer befüllt. Zu bestehenden Belegen wie Einkaufs- oder Verkaufsrechnung können beliebig viele zugehörige externe Belege erfasst werden (Kundenkorrespondenz zu einer Ausgangsrechnung).

Alle diese Informationen werden ebenfalls in einer Warteschlange abgelegt.

Navigate

Die Funktion Navigate wird dahingehend erweitert, dass zu einem Beleg gehörende Archiveinträge im Navigatefenster eingeblendet werden. Dabei wird zwischen Warteschlangeneinträgen und vollständig archivierten Dokumenten unterschieden. Durch Doppelklick kann der EASY ARCHIV® Mappenmanager geöffnet werden. Hier können gefundene archivierte Dokument angezeigt, gedruckt oder exportiert werden.

Suche

Aus Navision kann per Volltextsuche nach archivierten Dokumenten gesucht werden, wobei die Archive bestimmt werden können. Zur Anzeige wird der Mappenmanager gestartet.

Serverfunktionen

Serverprozess

Der eigentliche Archivierungsprozess geschieht durch das Abarbeiten der NDEASY Warteschlange. Das sollte aus Performancegründen außerhalb der normalen Büroarbeitszeit erfolgen. Dazu wird in der Regel je Mandant ein eigener Prozess (Navision Client) am Archivserver automatisiert gestartet. Dieser Vorgang kann auch manuell durchgeführt werden. Umfangreiche Protokollfunktionen garantieren Wartungsfreundlichkeit.

Archivierung Ausgangsbelege

Vom Serverprozess wird die Warteschlange abgearbeitet. Dabei werden alle zu archivierenden Ausgangsbelege durch Ausführen der entsprechenden Navision Reports erneut erzeugt, wobei an den WinCold Druckertreiber gedruckt wird. Die entstehenden TIFF und Textinformationen werden verarbeitet und per EASY ARCHIV® Import archiviert. Diese Einträge werden aus der Warteschlange in die NDEASY-Tabelle Archivierte Dokumente verschoben und können über Navigate und Suche angezeigt werden.

Archivierung Eingangsbelege

Mittels des EASY Capture Moduls können Belege beim Scannen automatisch beschlagwortet werden. Dabei wird beim Scannen der angebrachte Barcode erkannt und als Suchkriterium in einer Schlagwortdatenbank verwendet. Die NDEASY Schnittstelle befüllt diese Datenbank mit den definierten Indexfeldern (z.B. Belegnummer, Datum oder Name) jener Dokumente, die sich in der Warteschlange befinden. Das EASY ARCHIV® stellt Informationen über alle neu archivierten Dokument über eine Schnittstelle zur Verfügung. Diese Informationen werden mit den Warteschlangeneinträgen verglichen. Übereinstimmende Einträge werden aus der Warteschlange in die NDEASY-Tabelle Archivierte Dokumente verschoben und können über Navigate und Suche angezeigt werden.

Geplante Erweiterungen

• Archivierung über PDF Generierung
• Verwaltung von Dokumenten, die nicht einem Beleg sondern einem Stammdatensatz (z.B.: Debitoren, Kreditoren, Artikel oderProjekte) zugeordnet sind. Erweiterung der entsprechenden Navigate Funktion.
• Einsatz des Navision Applikation Servers für den Serverprozess (ab Navision 3.60)