ex.pense bei Xerox Austria

Tätigkeitsfeld

Seit seiner Gründung ist das Unternehmen vom Geist der Innovation des Gründers Chester Carlson durchdrungen. Die Rank Xerox Austria GesmbH wurde 1963 gegründet. Durch die Übernahme der Rank - Anteile durch die Xerox Corporation 1997, ist der Firmenname nunmehr Xerox Austria GmbH. Das globale Geschäftsumfeld verlangt von den Unternehmen, quantitativ und qualitativ hochwertige Ergebnisse, die Produktivität zu steigern, und den Kundenservice ständig zu verbessern. The Document Company Xerox hat es sich deshalb zur Aufgabe gemacht. "… to be the leader on the global document market, providing document solutions that enhance business productivity."

Aufgabenstellung an NaviDat

Mit dem gesamten Bereich Spesen war ein massiver administrativer Aufwand verbunden. Monatlich werden von etwa 300 Mitarbeitern die Spesenaufzeichnungen samt dazugehörigen Belegen gesammelt, in mehreren Hierarchien geprüft und letztendlich zur Auszahlung gebracht. Im Zeitraum von mehreren Monaten wurden in Teams die Möglichkeiten geprüft die gesamte Abwicklung der mit den Spesen verbundenen Prozesse mittels modernster IT-Technologie abzuwickeln und zu vereinfachen. Das Ergebnis war, ein Unternehmen mit der Umsetzung der Xerox-spezifischen Spesenorganisationsanweisungen zu beauftragen.

Das Unternehmen sollte hohe Kompetenz nicht nur in der technischen Umsetzung, sondern auch in allgemeinen betriebswirtschaftlichen Bereichen (Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung) haben. Die Anforderungen bestanden weiters in der Verwendung eines herkömmlichen und leicht zu bedienenden Browsers als User-frontend, sowie in dem Einsatz einer leistungsfähigen Datenbank im Hintergrund. Weiters war die Ergonomie der Bedienung, die leichte Erlernbarkeit und somit letztendlich auch eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern gefordert. Unter vielen Anbietern wurde NaviDat ausgewählt.

Individueller Lösungsansatz

Nach der Entscheidung für NaviDat als Lösungsanbieter, wurde im ersten Schritt die Projektplanung erstellt. Wesentlich für den Erfolg war also die genaue Planung im Vorfeld, die mit der Durchführung von Workshops, sowie mit der genauen Einhaltung der vorgegebenen Entwicklungszeiten und Roll-Out-Termine sichergestellt werden sollte.

Um eine möglichst hohe Akzeptanz bei den Anwendern zu erreichen, wurde vor der eigentlichen Entwicklung ein Prototyp der Anwendung vorgestellt, der das Design, die einzelnen Grafiken und die grundsätzliche Bedienungsstruktur darstellen sollte.

Nach diesen Grundsatzentscheidungen durch den Kunden, wurde mit Hochdruck die Programmierung begonnen und in ständiger Absprache zwischen Projektleitung, Entwicklung und Xerox die 1. Phase fertiggestellt.

Vier Monate nach dem Projektstart konnte bereits die erste Auszahlung der Spesen über die Lohnverrechnung durchgeführt werden. Es konnten somit bereits alle Reisekosten, Repräsentationsspesen und sonstigen Ausgaben vollständig erfasst und abgewickelt werden.

Gleichzeitig wurde die Organisationsstruktur des Unternehmens im System abgebildet, so dass der Workflow der Spesenprüfung optimal abgebildet werden konnte. Aufgrund des sehr zufriedenstellenden Abschlusses des ersten Projektteils wurde unmittelbar die zweite Phase angeschlossen. Diese beinhaltete die automatisierte Verwaltung und Abrechnung der auszubezahlenden Essenszuschüsse, die Integration der speziellen Technikerdiätenmodelle, sowie der vollständigen Integration der Fahrtenbücher.

Parallel dazu wurde eine Tochterfirma der Xerox Austria GmbH mit ex.pense ausgestattet und rechnet die Spesen seiner Mitarbeiter darüber ab. Per Juni 2000 wurde das gesamte Projekt vom Kunden abgenommen und läuft seither nach unabhängiger Aussagen mehrerer Verantwortlicher bei Xerox Austria zur vollsten Zufriedenheit.